Review Overview
Рутинные и технические – проверка личных сообщений, ответы на комментарии, загрузка постов на страницы социальных сетей.
Задачи, которые не могут быть выполнены собственными силами, – создание ботов, верстка сайта, прорисовка изображений.
Задачи, которые могут быть выполнены собственными силами, – написание текстов, организация вебинаров, подписание отчета в учреждении банка.
Управленческие — управление командой, развитие направлений, работы над строительством отделов, подбор и прием людей.
Рутинные задачи есть у всех. Они самые не приятные. С них и следует начинать. Из-за их монотонности и кажущейся незначительности можно подумать, что при делегировании выполнение потребует больше времени. Подобные рассуждения ошибочны. Посчитав все время, которое необходимо для выполнения, Вы сразу измените свое мнение.
Начинать следует с рутинных задач, которые приходится решать каждый день. Весь список рекомендуется оформить в виде документа и приоритезировать. Далее необходимо определить какие задачи будут делегированы в первую очередь, а какие могут быть оставлены на потом.
Можно рассмотреть задачу на конкретном примере. Очень легко можно представить необходимость отвечать на комментарии в менеджерах социальных сетей. Отвечать приходиться часто и очень много. Не всегда профиль является частным. Если он связан с бизнесом, большинство вопросов имеют типовой характер, например, про бизнес. В таких случаях задача может быть делегирована. Это избавляет от необходимости постоянного мониторинга своих постов.
Передача задачи в работу потребует подготовки определенных правил. Если какие-либо задумки уже есть, их просто нужно оформить при помощи документа. Рекомендуется максимальная структуризация. Правила потребуются не только исполнителю, они будут полезны и Вам. Их будут изучать люди, образ мышления которых существенно отличается от Вашего. Писать рекомендуется понятно, по возможности исключив терминологию. Приветствуются примеры. Подобные правила можно применять для делегирования задач любого характера, что позволяет обращаться к ним при любом делегировании.
Что должны включать правила?
Общая концепция работы
Суть задачи определяет действия исполнителя и ожидаемый результат. Информацию следует излагать подробно, своими словами, не применяя термины и сленги. Следует описать уже существующий порядок выполнения и представить порядок, ожидаемый в будущем.
Правила и требования
Блок, который можно назвать самым важным. Здесь необходимо прописать четкие критерии к выполнению работ – что можно делать, а что нет. Также уточняются сроки выполнения заданий. По возможности в раздел следует добавить примеры.
Отчетность
Блок определяет порядок сдачи исполнителем выполненной работы. Если задачи имеют важное значение, и Вы стремитесь к полному контролю, отчеты придется готовить часто – ежедневно или каждую неделю. Когда в оперативности нет необходимости – еженедельной подготовки отчета будет вполне достаточно. Правила подготовки отчета следует с исполнителем обсудить заранее. Работы тоже требуют времени. Исполнителю следует правильно его оценить. Важно придерживаться строгого правила — заниматься подготовкой отчетов исполнителю следует без каких-либо напоминаний.
Типовые ошибки
Блок — то, что не следует допускать. Здесь следует размещать информацию с ошибками, с которыми может столкнуться исполнитель. В этом разделе могут быть указаны даже самые очевидные вещи, например орфографические ошибки. Пренебрежение правилом может привести к тому, что придется самостоятельно выявлять подобные недочеты и потом объяснять исполнителю, почему не следует так делать.
Когда готово
Раздел должен содержать максимально подробное описание выполненной работы. Это позволит исполнителю понять, выполнена работа полностью или нет.
Дополнительно
В блоке прописываются финансовые условия сотрудничества, способ оплаты и счета исполнителя. Может быть предусмотрена информация о доступных каналах связи. Также блок определяет сроки оплаты работы, время исполнения, время для связи и периоды подготовки отчетов.
Важно правильно определиться с тем, какие задачи Вы сможете делегировать. Ваша цель заключается в том, чтобы найти исполнителя, который будет справляться с работй намного быстрее и эффективнее.